Programa de gestión para empresas de transporte (TMS): qué debe hacer en 2026

En España hay 17.507 empresas de transporte de mercancías por carretera con tres o más asalariados, según el Directorio Central de Empresas del INE a 1 de enero de 2025. La mayoría lleva la oficina con una mezcla conocida: una hoja de cálculo para el tráfico, el programa de facturación de siempre, la web del GPS, el software del tacógrafo en el ordenador de la oficina y muchas llamadas.

2026 ha roto ese equilibrio por tres lados a la vez: el DeCA obliga a generar el documento de control en digital desde el 5 de octubre, la revisión por gasóleo debe ir desglosada en cada factura y Verifactu llega en enero de 2027 para las sociedades. Esta guía explica qué debe hacer un programa de gestión de transporte hoy, cómo se reparte el trabajo entre las distintas herramientas y cómo elegir sin pagar de más.

Las seis piezas del software de una empresa de transporte

Bajo la etiqueta «programa de transporte» se venden cosas muy distintas. Conviene separarlas:

Pieza	Qué hace	Ejemplos con presencia en España
TMS (gestión de transporte)	Pedidos, planificación del tráfico, asignación de camión y conductor, documentos, seguimiento, facturación de portes, colaboradores	Dashdoc y numerosos programas de proveedores españoles
Telemática y gestión de flota	Localización, kilómetros, consumo, estilo de conducción, a menudo descarga remota del tacógrafo	Webfleet, Geotab
Software de tacógrafo	Descarga de tarjetas y vehículos, archivo de 365 días, informes de infracciones	VDO Fleet (TIS-Web) y soluciones de otros fabricantes y de la telemática
eCMR y documentos digitales	Cartas de porte electrónicas firmadas, pruebas de entrega	TransFollow, y los módulos de eCMR de algunos TMS
Bolsa de cargas	Encontrar cargas o camiones con otras empresas	Wtransnet (Alpega Group), Timocom
ERP y contabilidad	Contabilidad, impuestos, tesorería, compras, a veces almacén, taller y nóminas	ERP generalistas como Odoo o a3ERP, y programas de contabilidad

Los ejemplos son empresas cuya web en español hemos revisado para esta guía; no es un ranking ni una lista completa, y hay muchos proveedores españoles de TMS para pymes que no aparecen. Ninguno ha pagado por estar aquí.

El TMS organiza y factura el trabajo; la telemática y el tacógrafo miden lo que pasa en el camión; el ERP lleva las cuentas.

Lo que un TMS tiene que hacer en 2026 (por ley)

Antes de mirar pantallas bonitas, comprueba que el programa resuelve las obligaciones que te afectan hoy:

1. Documento de control electrónico (DeCA)

Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control solo vale en digital. La Resolución de 5 de junio de 2026 exige que el programa:

• genere el documento antes de empezar el servicio, con fecha y hora registradas;
• lo convierta en un PDF nativo de 5 MB como máximo con un código QR dentro;
• lo guarde en un repositorio con una URL https que descargue el PDF directamente, sin login ni botones;
• permita modificarlo durante el viaje de una de las dos formas previstas y hacer llegar la versión nueva al conductor;
• conserve los ficheros un año y permita a la otra parte (cargador o colaborador) descargarlos.

Todo el detalle en la guía del DeCA.

2. Carta de porte con precio

En los contratos con el porteador efectivo, la carta de porte es obligatoria por envío si el precio supera 150 euros, con siete menciones que incluyen el precio y los gastos (art. 10 bis de la Ley 15/2009). El programa debe generarla con los mismos datos que el DeCA y, si puede, en un único documento que sirva para las dos cosas. Ver carta de porte, documento de control y eCMR.

3. Revisión por gasóleo automática y desglosada

Desde el Real Decreto-ley 9/2026, la revisión por gasóleo es ineludible, automática a partir de una variación del 5 % y, en contratos continuados, en cada factura. El TMS debe guardar la fecha de contratación de cada porte, conocer el tipo de vehículo (para el coeficiente C), incorporar los índices semanales del Ministerio y poner la línea de revisión desglosada en la factura. Ver revisión del precio por gasóleo.

4. Facturación con Verifactu

Si el TMS emite las facturas, debe cumplir el Real Decreto 1007/2023 antes del 1 de enero de 2027 (sociedades) o del 1 de julio de 2027 (autónomos). Pide la declaración responsable del fabricante. Si el TMS solo prepara «prefacturas» y las emite otro programa, el que las emite es el que debe cumplir. Ver Verifactu y factura electrónica.

5. Plazos de pago y paralizaciones

El programa debería avisarte de las facturas que pasan de 60 días (infracción de la LOTT para tu cliente), calcular intereses de demora y registrar las horas de llegada y salida en carga y descarga para reclamar paralizaciones. Ver plazos de pago en el transporte.

Lo que un TMS debería hacer para que ganes dinero

Cumplir es el mínimo. Lo que distingue un buen TMS en una pyme es lo que te ahorra cada día:

• Entrada de pedidos sin teclear: plantillas de rutas habituales, importación de Excel, lectura de pedidos por correo o desde las plataformas de los cargadores.
• Planificación visual por camión, remolque y conductor, que tenga en cuenta los descansos obligatorios del conductor.
• Aplicación para el conductor: recibe el viaje y el DeCA, marca estados, hace fotos del albarán firmado, funciona sin cobertura.
• Colaboradores: asignar viajes a transportistas subcontratados, generar su documentación y liquidarles (o recibir su factura) con control del margen.
• Coste y margen por viaje y por cliente, cruzando kilómetros reales, horas y gasóleo con la tarifa. Sin esto no sabes qué clientes te hacen perder dinero: ver coste por kilómetro.
• Integraciones: con la telemática (posición, kilómetros), con el tacógrafo, con la bolsa de cargas y con la contabilidad o el ERP.

TMS, ERP o los dos

Es la pregunta que más dinero cuesta responder mal.

Un TMS específico de transporte nace para el tráfico. Suele traer resuelto lo que un ERP generalista no tiene: documento de control, carta de porte, planificación con conductores y remolques, aplicación del conductor, colaboradores y, cada vez más, revisión por gasóleo. Para una empresa cuyo negocio es mover camiones, es la opción natural.

Un ERP generalista (contabilidad, compras, ventas, almacén, recursos humanos, a veces taller) tiene sentido cuando la empresa es algo más que transporte: un operador con almacén y preparación de pedidos, una empresa que vende producto y lo reparte con flota propia, un grupo con varias sociedades, o un taller propio que factura a terceros. En esos casos el ERP lleva la empresa y el transporte es un módulo más, propio o conectado.

La combinación más habitual en una pyme de transporte es un TMS para la operativa conectado a un programa de contabilidad o ERP para las cuentas, los impuestos y la tesorería. El punto delicado es quién emite la factura (y por tanto quién debe cumplir Verifactu) y que los datos no se tecleen dos veces.

Cómo elegir según tu tamaño

Perfil	Lo que suele bastar	En qué fijarte
3 a 10 camiones, pocos clientes fijos, contabilidad en la gestoría	Un TMS sencillo en la nube que genere DeCA, carta de porte y facturas con Verifactu	Precio por vehículo, que no te cobre por funciones que no usas, facilidad para el conductor
10 a 40 camiones, jefe de tráfico, algún colaborador	TMS con planificación, aplicación del conductor, colaboradores e integración con la telemática	Planificación con descansos, liquidación de colaboradores, revisión por gasóleo automática
40 a 100 camiones, agencia de transporte, varios centros, almacén o taller	TMS robusto conectado a un ERP, o ERP con un vertical de transporte probado	Integraciones, multiempresa, informes de margen, soporte y plan de implantación

Precios: pocos los publican

De los proveedores cuyas webs revisamos el 30 de septiembre de 2026, ninguno publicaba el precio de su TMS: Dashdoc presenta tres planes (Esencial, Avanzado y Experto) sin importes, y Wtransnet remite a presupuesto para su bolsa de cargas. Odoo sí publica precios de su ERP en su web española.

Para el DeCA en concreto, Fenadismer analizó el mercado en septiembre de 2026: encontró diferencias de hasta un 1.000 % entre soluciones básicas similares, opciones viables desde 5 euros al mes y productos que no cumplían todos los requisitos legales.

Pide siempre por escrito:

1. Precio por vehículo, por usuario o por viaje, y qué incluye cada plan.
2. Coste de implantación, formación y migración de datos.
3. Coste de cada integración (telemática, contabilidad, plataformas de cargadores).
4. Permanencia y condiciones para llevarte tus datos si te vas.
5. Qué pasa con los DeCA archivados si cancelas: tienes que conservarlos un año.

Diez preguntas para la demostración

1. Enséñame un DeCA generado ahora: ¿el QR descarga el PDF desde un móvil cualquiera, sin login?
2. ¿Cómo se modifica un DeCA si cambio el camión a media ruta y cómo le llega al conductor?
3. ¿Genera la carta de porte del artículo 10 bis con precio en el mismo documento?
4. ¿Calcula la revisión por gasóleo con la fórmula del Real Decreto-ley 9/2026 y la pone desglosada en la factura?
5. ¿Tienes declaración responsable de Verifactu? ¿Desde qué fecha?
6. ¿Cómo gestiono un viaje subcontratado: documentos, precio al colaborador, margen y su factura o autofactura?
7. ¿Qué telemáticas están integradas y qué datos entran (posición, kilómetros, tacógrafo)?
8. ¿Cómo registra el conductor horas de llegada y salida para reclamar paralizaciones?
9. ¿Con qué contabilidad o ERP se conecta y quién emite la factura?
10. ¿Cómo exporto todos mis datos si mañana cambio de programa?

Errores que vemos a menudo

• Elegir por la pantalla de planificación y descubrir después que no factura con Verifactu o que su DeCA abre un portal con contraseña.
• Comprar un ERP enorme para una empresa de ocho camiones que solo necesitaba un TMS en la nube y su gestoría.
• Dos programas que facturan (el de tráfico y el de contabilidad) con numeraciones distintas.
• No integrar la telemática, y seguir tecleando los kilómetros para calcular el coste por viaje.
• Firmar sin cláusula de salida de datos. Tu histórico de portes y clientes es tuyo.

Si ya usas un ERP generalista y te preguntas si puede hacer de programa de transporte, tienes el análisis en Odoo para empresas de transporte.