DeCA: el documento de control electrónico obligatorio desde el 5 de octubre de 2026

El 5 de octubre de 2026 no cambia qué tienes que documentar en cada envío. Cambia cómo. El documento de control existe desde 2013 y la mayoría de las empresas lo rellenaba en papel o lo imprimía desde el programa de gestión. A partir de esa fecha, el papel deja de valer como original: el documento tiene que nacer en un ordenador o en una aplicación, vivir en una dirección web y viajar con el camión en forma de código QR.

Esta guía explica qué dice exactamente la norma, qué debe hacer tu programa, cómo repartirte la tarea con tus clientes y colaboradores y qué te pueden multar si falla.

De dónde sale la obligación

Son tres normas encadenadas:

1. La Orden FOM/2861/2012 regula desde 2013 el documento de control administrativo que debe acompañar cada envío de transporte público de mercancías por carretera: qué datos lleva, quién lo emite y cuánto se guarda.
2. La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible (BOE del 4 de diciembre de 2025, en vigor el día siguiente) dice en su disposición transitoria octava que ese documento «deberá ser necesariamente digital a los diez meses desde la entrada en vigor de esta ley». Diez meses desde el 5 de diciembre de 2025: 5 de octubre de 2026.
3. La Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE del 12 de junio) fija las características técnicas del documento electrónico, al que llama DeCA (documento electrónico de control administrativo). Sustituye a una resolución anterior de 2023 que regulaba el documento electrónico cuando todavía era voluntario.

Desde el 5 de octubre de 2026: documento de control solo en digital, con QR, en cada envío de transporte público interior.

A qué transportes afecta y a cuáles no

La Resolución lo aclara en su preámbulo: los documentos de control son obligatorios en los transportes interiores, los que empiezan y terminan en España. Las operaciones de cabotaje entran. Los transportes internacionales que pasan en parte por España quedan fuera, porque usan los documentos de los convenios internacionales, en la práctica la carta de porte CMR.

Además, la Orden FOM/2861/2012 (art. 2) excluye estos casos:

• Transportes que no necesitan autorización de transporte (título habilitante).
• Mudanzas.
• Traslado de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales.
• Paquetería y repartos de pocos bultos que una persona pueda manipular sin más ayuda que las herramientas del vehículo.

La obligación se refiere al documento de control del transporte público de mercancías. Si haces transporte privado complementario (llevas tu propia mercancía con tus camiones), esta orden no es la que te aplica.

Qué datos lleva el DeCA

Los mismos que el documento en papel. El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 exige como mínimo:

Dato	Quién responde si falta o está mal
Nombre o razón social, NIF y domicilio del cargador contractual	Cargador contractual
Nombre o razón social y NIF del transportista efectivo	Cargador contractual
Lugar de origen y destino del envío	Cargador contractual
Naturaleza y peso de la mercancía (u otra magnitud si el peso exacto es difícil de saber)	Cargador contractual
Autorización especial de circulación, si el vehículo la necesita	Transportista efectivo
Fecha del transporte	Transportista efectivo
Matrícula del vehículo; en un articulado, la de la tractora y la del semirremolque	Transportista efectivo
Observaciones o reservas, si alguna parte lo pide	Quien las incluya

El reparto de responsabilidades de la tabla es el del artículo 7, corregido por la Orden TRM/282/2026 de 25 de marzo, que arregló unas referencias que habían quedado mal tras una reforma de 2019.

Dos conceptos que conviene tener claros, porque el DeCA obliga a identificarlos de forma expresa y separada:

• Cargador contractual: quien te contrata a ti en nombre propio. Puede ser el dueño de la mercancía, pero también una agencia, un transitario, un operador logístico u otro transportista que te subcontrata.
• Transportista efectivo: el titular de la autorización con la que se hace el transporte. Si subcontratas un viaje a un colaborador, el efectivo es él, y tú pasas a ser su cargador contractual.

Cómo tiene que ser el fichero

La novedad está en la forma. La Resolución de 5 de junio de 2026 fija requisitos para el programa, para el fichero y para la dirección web.

El programa que uses tiene que:

1. Guardar al menos los datos del artículo 6.
2. Convertirlos en un fichero antes de que empiece el servicio, registrando fecha y hora de creación (y de cada modificación).
3. Guardar el fichero en un repositorio (un servidor o servicio en la nube). El dominio puede ser cualquiera y no hay que comunicarlo a la Administración.
4. Dar a cada fichero una dirección web única (URL).

El fichero tiene que ser:

• Un PDF de 5 MB como máximo, con la fecha y hora de creación y de modificación en sus metadatos.
• Nativo digital: generado a partir de los datos, nunca escaneado ni fotografiado.
• Con un código QR dentro del propio PDF que contenga su URL. El QR puede tenerse también como imagen aparte.

La URL tiene que:

• Empezar por https:// y usar TLS 1.2 o superior.
• Descargar el PDF directamente al abrirla. No vale una página que pida usuario y contraseña, ni una con un botón de «descargar».
• Funcionar al menos hasta que termine el servicio. Siete días naturales después del final del servicio puede desactivarse la descarga.
• Puede llevar medidas de seguridad (tokens, cifrado, caducidad), siempre que no caduque antes de acabar el viaje ni impida la descarga directa.

La copia que lleva el conductor

Una vez generado el DeCA, y siempre antes de salir, hay que hacer llegar al conductor una copia, de una de estas dos formas:

• Electrónica, para enseñarla en el móvil o la tableta. Puede recibirla por la aplicación del programa, por correo o por mensajería: la Resolución no fija el canal.
• Impresa en papel, que es válida siempre que lleve el código QR.

En un control, el conductor enseña el DeCA con el QR o solo el QR. El agente descarga el PDF desde la URL. Si lleva copia en papel, lo que se escriba a mano encima no cuenta: cualquier cambio se hace en el propio fichero.

Cambios durante el viaje

Si cambia algo después de salir (otro camión, otro destino, más peso), la Resolución permite dos caminos:

1. Modificar el mismo PDF: se añaden los datos nuevos y el motivo, y los antiguos se mantienen marcados como no válidos. La URL y el QR no cambian.
2. Generar un PDF nuevo con todos los datos. Tendrá URL y QR nuevos, y hay que conservar el original para que quede rastro del cambio.

En los dos casos, el conductor tiene que recibir el PDF actualizado. Si tu programa solo sabe hacer lo segundo, asegúrate de que envía el nuevo QR al conductor de forma automática.

Varios envíos en un mismo DeCA

Se permite agrupar envíos en un solo documento si el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos en todos. Cada envío debe llevar su origen, destino, naturaleza y peso, y cualquier otro dato que cambie. El orden en que aparecen no obliga a hacerlos en ese orden.

Es útil para rutas de reparto regional con varias descargas del mismo cliente. No sirve para mezclar clientes distintos en un documento.

¿Sirve la carta de porte o el eCMR como DeCA?

Sí, con condiciones. El documento de control es de libre formato (art. 5 de la Orden) y la Resolución admite usar el formato de otros documentos de transporte: carta de porte, documento de transporte ADR de mercancías peligrosas, documento de identificación de residuos, documento de subproductos animales (SANDACH) o cualquier otro. Requisitos:

• Que contenga todos los datos del artículo 6.
• Que identifique de forma expresa y diferenciada al cargador contractual y al transportista efectivo.
• Y, desde el 5 de octubre, que cumpla las exigencias del DeCA: PDF nativo, QR y URL de descarga directa.

Si tus datos de transporte se gestionan con el esquema europeo eFTI (Reglamento (UE) 2020/1056) y sus reglamentos de desarrollo, la Resolución dice que no hace falta presentar el DeCA en esta forma.

Para ver cómo encajan documento de control, carta de porte obligatoria y eCMR, tienes la guía de carta de porte, documento de control y eCMR.

Quién lo genera: cargador, agencia o transportista

La Orden obliga a formalizar el documento a los dos, cargador contractual y transportista efectivo. La Resolución resuelve lo práctico: basta con que lo genere uno de ellos, siempre que el otro pueda descargarlo durante un año. Cada uno puede guardar los ficheros en su propio repositorio.

Esto deja tres situaciones típicas:

Situación	Lo razonable
Cargas para un cargador grande con su propia plataforma	Lo genera el cargador. Pide por escrito que te dé acceso de descarga durante un año y comprueba que el QR funciona.
Trabajas para una agencia o transitario	La agencia es tu cargador contractual. Pacta quién genera y cómo te llega el QR antes de cada carga.
Subcontratas viajes a colaboradores	Tú eres el cargador contractual del colaborador. Si no lo genera él, lo generas tú con su NIF como transportista efectivo y su matrícula.

Si eres a la vez transportista efectivo para unos viajes y cargador contractual para otros, necesitas una herramienta que resuelva las dos posiciones. Es una de las razones por las que el DeCA empuja a muchas empresas pequeñas hacia un programa de gestión de transporte.

Cuánto se guarda

Al menos un año, tanto el cargador contractual como el transportista efectivo (art. 9 de la Orden y apartado segundo de la Resolución). Vale cualquier soporte: el mismo repositorio donde está la URL, otro servidor, un ordenador de la oficina o un servicio en la nube, siempre que los ficheros sigan íntegros y legibles.

Ojo con un detalle: la URL puede dejar de funcionar siete días después del viaje, pero el fichero se tiene que seguir guardando un año. Si tu proveedor desactiva los enlaces, comprueba que te deja descargar o exportar los PDF.

Multas si no lo llevas o está mal

La LOTT califica como infracción grave (art. 141.17) «la carencia, falta de diligenciado o falta de datos esenciales de la documentación de control». El mismo punto añade que incurren en ella las empresas «que no velen debidamente porque los conductores dispongan en formato papel o electrónico de la documentación que resulte obligatoria en los controles en carretera», y también quien no la conserve.

La multa para esta infracción es de 401 a 600 euros (art. 143.1.d de la LOTT). Se gradúa según la repercusión, la intención, el beneficio obtenido y la reincidencia.

Que la multa sea moderada no significa que el asunto lo sea. Un documento de control incompleto suele ir acompañado de otras preguntas en el control: la autorización, el tacógrafo o la carta de porte cuando es obligatoria.

Qué hacer antes del 5 de octubre

Si te preguntas qué más debe hacer el programa que elijas (tráfico, carta de porte, revisión por gasóleo, facturación con Verifactu), lo tienes en la guía de programas de gestión de transporte.