Tacógrafo: cada cuánto descargar los datos, cuánto guardarlos y multas en 2026

El tacógrafo tiene dos caras. En la cabina, es la herramienta con la que el conductor registra conducción, pausas y descansos. En la oficina, es una obligación de archivo: alguien tiene que descargar los datos a tiempo, guardarlos un año y revisar que no haya infracciones antes de que las encuentre un inspector.

Esta guía va de la segunda cara: plazos de descarga, conservación, tarjetas, lo que ha cambiado en 2026 y cuánto cuesta equivocarse.

Plazos de descarga en España

La norma española es la Orden FOM/1190/2005, que regula la implantación del tacógrafo digital. Su artículo 24 obliga a la empresa titular del vehículo a descargar («transferir» o «volcar») los datos a un almacenamiento externo en estos plazos mínimos:

Qué se descarga	Plazo máximo ordinario	Además, siempre que…
Tarjeta del conductor	Cada 31 días	El conductor deja la empresa · la tarjeta caduca · se devuelve al órgano emisor · lo pide la Administración
Unidad intravehicular (memoria del tacógrafo)	Cada 3 meses	Se vende o cede el vehículo, o vuelve al arrendador · se detecta un fallo que aún permite descargar · lo pide la Administración

La descarga es una copia con firma digital: no puede modificar ni borrar datos. Todos los ficheros de una sesión de descarga se guardan en un único fichero.

Cuánto tiempo guardar los datos

El artículo 23 de la misma orden obliga a toda empresa titular o arrendataria de vehículos con tacógrafo digital a mantener los datos durante un mínimo de 365 días desde la fecha de registro, de forma que puedan ponerse a disposición de la inspección con garantías de seguridad y exactitud. El Ministerio de Transportes insiste en sus preguntas frecuentes: hay que respetar el orden y el contenido de los datos.

Dos consejos prácticos:

• Guarda el fichero original, no solo el informe del programa de análisis. Lo que vale ante la inspección es el fichero firmado.
• Haz copia de seguridad fuera del ordenador de la oficina. Un disco que se estropea no es excusa ante una carencia de datos.

Las tarjetas: conductor y empresa

Tarjeta de conductor. Personal e intransferible, válida cinco años. La renovación se pide como tarde quince días hábiles antes de que caduque. Si se pierde, la roban o deja de funcionar, el conductor tiene siete días naturales para pedir la sustitución.

Novedad de 2026: la Orden TRM/282/2026 permite obtener la tarjeta de conductor con permiso de la clase B. Hacía falta por dos motivos: los vehículos de combustibles alternativos de hasta 4.250 kg que se pueden conducir con ese permiso, y la obligación de tacógrafo en vehículos de más de 2,5 toneladas en transporte internacional.

Tarjeta de empresa. Identifica a la empresa y permite ver, imprimir, descargar y bloquear los datos de sus vehículos. Vale cinco años. Según el Ministerio:

• La pide la empresa titular o arrendataria de vehículos con tacógrafo digital, también el autónomo con un solo camión.
• Una empresa puede tener hasta 62 tarjetas, tenga las sedes o vehículos que tenga.
• Si se pierde, se estropea o la roban, hay que comunicarlo en siete días naturales a la Oficina Provincial de Transportes.

Lo que cambió el 1 de julio de 2026

El Reglamento (UE) 2020/1054, parte del Paquete de Movilidad, amplió el uso del tacógrafo: desde el 1 de julio de 2026 es obligatorio en los vehículos de transporte de mercancías de más de 2,5 toneladas de masa máxima autorizada que hagan transporte internacional o cabotaje. Lo recuerda el preámbulo de la Orden TRM/282/2026.

Si tienes furgonetas grandes o camiones ligeros que cruzan a Francia o Portugal, esos vehículos necesitan ahora tacógrafo, tarjeta de conductor para quien los conduce y descargas en los mismos plazos que un camión.

Tiempos de conducción y descanso: los números que hay que vigilar

La descarga sirve para cumplir el archivo, pero también para revisar. Estos son los límites del Reglamento (CE) 561/2006, en su versión modificada por el Reglamento (UE) 2020/1054:

Límite	Regla general
Conducción diaria	9 horas; hasta 10 horas dos veces por semana
Conducción semanal	56 horas
Conducción en dos semanas seguidas	90 horas
Pausa	45 minutos tras 4 horas y media de conducción (puede dividirse en 15 + 30 minutos)
Descanso diario	11 horas; puede dividirse en 3 + 9 horas, o reducirse a 9 horas hasta tres veces entre dos descansos semanales
Descanso semanal	45 horas (normal) o 24 horas (reducido), con compensación del reducido
Descanso semanal normal	No puede tomarse en la cabina; alojamiento adecuado a cargo del empresario si el conductor está fuera de casa
Regreso del conductor	La empresa debe organizar el trabajo para que el conductor pueda volver a su centro o a su casa cada cuatro semanas

Hay excepciones y matices (conducción en equipo, transbordadores, excepciones nacionales del Real Decreto 640/2007). Para un caso concreto, consulta el texto del reglamento o a tu asociación.

Qué multa la LOTT

Estas son las infracciones más habituales relacionadas con el tacógrafo y los tiempos, con la multa del artículo 143 de la LOTT:

Infracción	Artículo	Multa
Manipular el tacógrafo para alterar su funcionamiento	140.10 (muy grave)	4.001 a 6.000 €
Exceso del 50 % o más en la conducción diaria, o descanso diario por debajo de 4 h 30 min	140.37.1 (muy grave)	4.001 a 6.000 €
Exceso del 25 % o más en la conducción semanal o bisemanal	140.37.2 (muy grave)	4.001 a 6.000 €
No llevar tacógrafo, no usarlo o llevar uno no homologado	140.20 (muy grave)	2.001 a 4.000 €
Carencia significativa de datos del tacógrafo o de las tarjetas que hay que conservar en la empresa	140.21 (muy grave)	2.001 a 4.000 €
No llevar la tarjeta insertada, hacerlo mal o usar la de otro conductor	140.22 (muy grave)	2.001 a 4.000 €
Exceso de más de 2 horas en la conducción diaria	140.37.3 (muy grave)	1.001 a 2.000 €
Tomar el descanso semanal normal en el vehículo	140.37.7 (muy grave)	1.001 a 2.000 €
No organizar el regreso del conductor cada cuatro semanas	140.37.9 (muy grave)	1.001 a 2.000 €
Uso incorrecto del selector de actividades	140.26 (muy grave)	1.001 a 2.000 €
No llevar a bordo las impresiones o la tarjeta cuando son obligatorias	140.35 (muy grave)	1.001 a 2.000 €
No introducir los símbolos de los países cuyas fronteras se cruzan	141.27 (grave)	801 a 1.000 €
Carencia no significativa de datos que hay que conservar en la empresa	141.13 (grave)	601 a 800 €
Exceso de más de 1 hora en la conducción diaria	141.24.2 (grave)	401 a 600 €

La diferencia entre la carencia «significativa» (muy grave) y la «no significativa» (grave) de datos es, en la práctica, la diferencia entre haber descargado con regularidad y no haberlo hecho.

Una descarga que falta no se recupera: si la memoria se sobrescribe, el dato desaparece y la carencia ya existe.

Cómo organizarlo en la oficina

1. Una persona responsable de las descargas, con un sustituto para vacaciones.
2. Un calendario por vehículo y por conductor con la fecha de la última descarga y la próxima. Un programa de análisis de tacógrafo o la telemática de la flota lo hace solo; una hoja de cálculo también vale si se mira.
3. Descarga remota si tus conductores pasan semanas fuera: la mayoría de sistemas de telemática la ofrecen, y evita depender de que el camión pase por la base.
4. Análisis de infracciones tras cada descarga. El programa te dice qué conductor ha excedido una jornada o recortado un descanso. Es la información que usarás para corregir antes de una inspección, y la que necesitas para planificar el tráfico sin empujar a nadie a incumplir.
5. Archivo de un año con copia de seguridad, y un procedimiento para cuando un conductor deja la empresa (descarga final de su tarjeta).

Qué debe hacer el software

El software de tacógrafo suele venir de tres sitios: el fabricante del aparato o de las herramientas de descarga, el proveedor de la telemática de la flota o un módulo del programa de gestión de transporte. Lo mínimo que debe cubrir:

• Descarga de tarjetas y unidades intravehiculares, en local o en remoto.
• Aviso de plazos de descarga por vehículo y conductor.
• Archivo de los ficheros originales al menos 365 días.
• Informe de infracciones de tiempos con referencia al artículo del reglamento.
• Exportación para la inspección.

Un ERP generalista no hace esto: es un terreno de programas específicos. Lo explicamos en la guía de programas de gestión de transporte, que también cubre cómo se conectan los datos del tacógrafo con la planificación del tráfico.